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【セキュリティを守れ!第4回】 個人情報の同意編

 顧客の個人情報、提供に同意してもらっていますか

前回のコラムでは、ビジネスマンにとっての顔である、「名刺」の取り扱いについてお話ししました。  

名刺に限らず、申込書やアンケートなど、個人情報を書いてもらう事は多いものです。 その個人情報をどのように利用するか、そこは明確にして同意してもらう必要があります。 個人情報保護法といった硬いことを持ち出すまでもなく、礼儀としても個人情報を扱う時には慎重にすることが大切ですね。ある営業マンがもらった名刺の相手に、違う部署の人から電話をするときは、その営業マンが連絡がいくことを伝えて了承していただくべきですね。

同様のことが、申込書やアンケートを記入してもらう時にも必要です。お客様にとって予想外の連絡が来ないように説明をしておくべきです。  

といっても、毎回イベントやキャンペーンを行う毎に「情報を送っていいですか?」「電話してもいいですか?」と聞くのも現実的ではありませんし、お客様にとっても煩雑に感じることもあります。  

個人情報を記入してもらう際に、その用途をしっかりと明記しておけば、効率的に利用することができます。 アイ・モバイルでは、プライバシーマークを取得していることもあり、個人情報の管理は慎重に行っていますが、お客様から個人情報を記入していただく際には、すべて次のように個人情報保護方針についての記載を入れています。

また、弊社ではホームページサービスを中小企業の方々にご提供しておりますが、「個人情報保護方針」がすぐに公開できるような仕組みになっています。雛型を用意して、それが自社と合っているか確認いただきます。もちろん会社独自の方針をお持ちの場合も、そのまま掲載することができます。個人情報の取り扱いをしっかり考えているということを、ホームページでアピールすることは信頼性の向上にもなります。是非、皆様も個人情報保護方針についてホームページで公開していきましょう。  

弊社サービスでの個人情報保護方針の例 

 よくあるトラブル

最後に、悪気はないけれど、個人情報の取り扱いについて、つい間違った対応をしてしまうことがあるものです。その例をいくつかご紹介しましょう。  

IT製品Aのイベントで得たアンケートの回答者に、別事業の食品購入の案内を出すといったことは、目的外利用ととられる場合があります。それを避けるためには「当社製品のフェア」に使用しますと明記した上で、「この案内は、製品Aのイベントのアンケートに回答してくださった方にお送りしております」などの挨拶をいれることが重要ですね。  

親子関係の会社で、ほとんど同じ会社のように働いている場合、意識することなくイべントで回収した名刺リストを似た事業をしている親会社に渡して、そこからDMを送るということも考えがちです。しかし顧客にとっては、親会社に個人情報を渡すことは許可していないことです。親会社とも情報を共有したいという場合には、個人情報の利用方法の中に「当社および親会社製品のフェア」に使うと明記し、共同利用についての同意をとっておきましょう。  

お客様にどのように同意をとっているのかよく確認して、個人情報を利用するよう心がけましょう。  


<セキュリティコラム>  

第1回: メールの注意編  

第2回: パスワードの管理編  

第3回: 名刺の管理編  

第4回: 個人情報の提供に同意をしてもらう  

第5回: 個人情報の漏えいを防ぐ  

第6回: 個人情報の苦情から見る、中小企業が取るべき対策  

第7回: 悪意ある攻撃から、情報を守る

last update:8月29日

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