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 【セキュリティを守れ!第1回】メール編

 まずは注意したい、日常業務の電子メールの使い方

私は、これまでプライバシーマークの取得などセキュリティの管理の業務に携わってきました。企業の規模に関わらず、セキュリティを守るために一番大切なことは、従業員個々の意識です。  

セキュリティを守るためにどのように強固なシステムを用意しても、従業員各自が、何が重要か?、何が重要でないか?、を理解していないと意味がありません。私は、その従業員の意識を高めるために毎週の朝礼で、いつも大きな声で小言を言っています。  

先日は電子メールについて話をしました。  

最近は、日々の業務にパソコンや携帯電話が欠かせなくなってきています。 その中でも電子メールをお使いになることは多いと思われます。何気なくお使いの電子メールですが、一歩使い方を間違えると大きな事故に繋がります。そうならないために、いくつか守っておきたいことがあります。  

本当に基本的なことになります。電子メールを使う際に注意すべき点を確認してみましょう。

 その1.電子メールを送る前には、宛先のアドレスを確認する!

当たり前のことですが、よく電子メールを送る方でも、初めて送る方でも、間違えて他の人に送っては大変です。必ずアドレスに間違いがないか確認しましょう。

その2.すべてのアドレスが、自分がメールを送りたい宛先かどうか確認する!

複数の人に電子メールを送るときに、送る内容と関係ない人が含まれていませんか? 機密情報など必要な方にだけ送る必要がある時は、特に注意しましょう。

その3.安易に全員に返信をしない!

受信した電子メールに返信をするときにも注意が必要です。うっかり全員返信をすると、自分が送るべきではない方にも電子メールが届いてしまいます。

その4.個人情報や機密情報を添付する場合は、ファイルを圧縮・暗号化して、パスワードロックをする!

電子メールにファイルを添付するときにも細心の注意が必要です。間違って送付しても簡単にはファイルを見ることができないようにしてから送る癖をつけましょう。  

メールでの情報漏洩の例として・・・  

国内大手通信会社:お客様宛に料金変更のご案内メールを送信した際に、関係ない顧客情報が含まれるファイルを添付してしまった(添付ファイルの確認漏れ、機密情報ファイルへのパスワード設定漏れ)。  


<セキュリティコラム>  

第1回: メールの注意編  

第2回: パスワードの管理編  

第3回: 名刺の管理編  

第4回: 個人情報の提供に同意をしてもらう  

第5回: 個人情報の漏えいを防ぐ  

第6回: 個人情報の苦情から見る、中小企業が取るべき対策  

第7回: 悪意ある攻撃から、情報を守る

last update:7月14日

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