宝でもあり、取扱注意の爆弾でもある名刺
ビジネスマンにとっての顔である、「名刺」。
初対面でいかに印象づけるかの重要な営業ツールになり、その後の人脈構築の武器ともなります。
私も今まで、やっこさんのように折りたたんであって、開いていくと製品情報が出てくるようなユニークな名刺を見て盛り上がったことがあります。名刺入れに凝る方もいらっしゃいますね。
身近にあるこの名刺も、個人情報保護法の一環として取り扱いに注意すべきと言う事はご存知でしょうか？
少なくとも、下記の事柄に注意していきましょう。
- 管理の注意：個人情報と同様に、保管や管理を確実にしましょう。過去にも、大手ゲーム会社がイベント会場の受付で取得した1000名分の名刺を紛失して、ニュースになったことがあります。特にパーティやイベントなどでは、大量に名刺を集めることがありますが、管理は厳重に行いましょう。
- 放置しない：営業時間中は名刺を机に置いておいてもよいのですが、業務時間外はキャビネットに入れるなど、きちんと保存しましょう。クルクル回る名刺フォルダーを机に置いている方もいますが、これも会社から出るときは鍵のかかるところに保管しましょう。
- 処分は確実に：名刺を処分するときは、ゴミ箱に気軽に捨てるのではなく、シュレッダーするか廃棄ボックスに入れましょう。ＤＭや年賀状印刷を業者に頼む際、名刺を渡すことがあるかと思いますが、確実に返却してもらうか、処分してもらう場合は「廃棄証明書」を受け取るようにしましょう。
- 名刺のコピーも同様に注意：コピーをした場合も、名刺そのものと同じように適当に捨てないようにしましょう。
名刺の管理については、様々なソフトウェアも出ています。
iPhoneアプリ
WorldCard Mobile – 名刺認識管理
今普及ししつつあるスマートフォンで名刺管理。個人で始められるので簡単です。
ASP名刺管理
クロネコ名刺Plus
会社で管理する場合は、おすすめのサービス。読み取り認識率もかなり高いです。
パソコンソフト
やさしく名刺ファイリングPROv1
パソコンで管理するなら専用ソフトがおすすめ。小規模の会社ならASPより簡単でコストが低いです
名刺管理雑貨
ピットレック
パソコンで管理するなら専用ソフトがおすすめ。小規模の会社ならASPより簡単でコストが低いです
名刺の棚卸をする
たまってしまった名刺は、時々は棚卸をしましょう。
名刺を見ても、顔を思い出せない人、連絡をとることができない人などは持っていても仕方ないでしょう。
転職や部署移動もあり、メールを送ってもエラーで返ってくることがあります。
名刺にも賞味期限があります。取り扱い注意の名刺は、持っているだけで危ないものです！
半年に一度くらいはチェックして、適切に処分をしましょう。
＜セキュリティコラム＞
第1回： メールの注意編
第2回： パスワードの管理編
第3回： 名刺の管理編
第4回： 個人情報の提供に同意をしてもらう
第5回： 個人情報の漏えいを防ぐ
第6回： 個人情報の苦情から見る、中小企業が取るべき対策
第7回： 悪意ある攻撃から、情報を守る
福田 光修（ふくた みつのぶ）
アイ・モバイル株式会社 セキュリティ＆ネットワーク部事業部長
1966年生まれ。名古屋大学卒業。リクルートで住宅・教育系のWebサイトの企画開発を行うと同時に、同サイトのカスタマー対応の責任者としてプライバシーマークを取得する。その後、ＩＴの上場企業でWebシステムの開発や情報システム部門の責任者として従事。2010年5月より、アイ・モバイルのセキュリティ＆ネットワーク部部長に就任。
